قوانین رزرو  و کنسلی هتل ها در ایران

جمع بندی:بسیاری از مسافران و حتی دفاتر خدمات مسافرتی، پیش از رزرو اتاق در واحدهای اقامتی، از قوانین و شیوه‌نامه‌های اجرایی اطلاع دقیقی ندارند و همین نا آگاهی در پاره‌ای از مواقع سبب بروز خسارت‌های مالی و متعاقب آن، اعتراض و شکایت طرفین شده است، شاید تا به حال برای شماهم اتفاق افتاده باشد که قبل از سفر، اقدام به رزرو هتل و محل اقامت خود کرده باشید، اما به هر دلیل سفر شما کنسل شده و شما از سرنوشت هتل و هزینه پرداخت شده بابت رزرو خود دچار سردرگمی شده باشید

به استناد ماده ۲۵ آیین‌نامه ایجاد، اصلاح، تکمیل، درجه‌بندی و نرخ‌گذاری تاسیسات گردشگری و نظارت بر آنها، مصوب ۴ / ۶ / ۱۳۹۴ هیأت وزیران و با توجه به لزوم هماهنگی و حفظ وحدت رویه در ذخیره و ابطال واحدهای اقامتی و به منظور قانونمند کردن و صیانت از حقوق مسافران و بهره‌برداران واحدهای اقامتی که نقش قابل توجهی در افزایش رضایتمندی مردم، حمایت از سرمایه‌گذاران و نهایتا توسعه صنعت گردشگری خواهد داشت، شیوه‌نامه اجرایی ذخیره اتاق و ابطال آن در واحدهای اقامتی در قالب ۳۰ ماده و ۵ تبصره به شرح ذیل برای اجرا و اعمال در کلیه مراکز اقامتی کشور اعلام می‌شود.

شرایط عمومی رزو هتل ها

ماده ۱. پس از ارائه‌ درخواست اولیه و اعلام مبلغ پیش‌پرداخت توسط واحد اقامتی، متقاضی باید در مهلت زمانی تعیین شده نسبت به واریز وجه به صندوق یا به حساب بانکی اعلام شده اقدام و مستندات پرداخت را در اختیار واحد اقامتی قرار دهد.
ماده ۲. واحدهای اقامتی موظف هستند تاییدیه و یا عدم تاییدیه درخواست رزرو را حداکثر ظرف مدت ۴۸ ساعت پس از وصول درخواست، با لحاظ کردن شرایط ماده سه به متقاضی اعلام کنند.

ماده ۳. قطعی بودن رزرو و شرایط رزرو شده، صرفاً به تاییدیه رزرو مستند خواهد بود و کلیه شرایط و اطلاعات ضروری شامل اطلاعات هویتی مهمان، زمان صدور و تاریخ پذیرش، نام مسئول صدور تاییدیه، علی‌الخصوص نرخ تمام شده با احتساب تمام عوارضی قانونی، باید در برگه تاییدیه منظور شود.

ماده ۴. ذخیره اتاق بنابر درخواست متقاضی و یا دفتر خدمات سیاحتی و جهانگردی و به نام مهمان استفاده‌کننده صادر و غیر قابل انتقال است.
ماده ۵. رزروهای بدون پیش پرداخت و یا بدون مکاتبه رسمی و کسب تاییدیه واحد اقامتی، فاقد اعتبار است و واحد اقامتی مسئولیتی در قبال آن ها نخواهد داشت و اقامت کودکان زیر ۲ سال در هتل‌ها رایگان است.

ماده ۶. افراد زیر ۲ سال از پرداخت هرگونه هزینه اقامت معاف بوده و افراد بین ۲ الی ۱۲ سال در صورت عدم استفاده از سرویس اضافه، نیم بهاء و برای افراد بالای ۱۲ سال نرخ به‌طور کامل محاسبه خواهد شد.

ماده ۷. ساعت رسمی تخلیه اتاق حداکثر ساعت ۱۲ ظهر و تحویل اتاق ساعت ۱۴ است.

ماده ۸. مهمان باید در هنگام ورود به واحد اقامتی، برگ تاییدیه رزرو را به پذیرش ارائه دهد.

ماده ۹. در هنگام ورود به واحد اقامتی، مهمانی که اتاق به نام ایشان رزرو شده، باید شناسنامه، کارت ملی و یا گذرنامه معتبر خود و سایر همراهان را برای دریافت اتاق به پذیرش نشان دهد.

تبصره: در صورت ارایه‌ هرگونه مدارک هویتی و اطلاعات نادرست، عواقب ناشی از آن بر عهده مهمان است.

واحدهای اقامتی حق نگه داشتن مدارک هویتی مسافر را ندارند.

ماده ۱۰. در صورت پرداخت وجه‌الضمان کافی برای تسویه حساب از جانب مهمان، واحدهای اقامتی حق نگهداری مدارک هویتی ارائه شده را نداشته و پس از رؤیت و احراز هویت مهمان، باید مدارک را به صاحب آن مسترد کنند.

تبصره: در خصوص مهمانان داخلی و یا خارجی که در قالب تور و از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی در واحدهای اقامتی پذیرش می‌شوند، ضمانت‌های مالی لازم به منظور جبران خسارات احتمالی وارده از سوی مهمان و یا ارائه‌ی خدمات اضافی، باید از سوی دفتر خدمات سیاحتی و جهانگردی مربوطه به واحد اقامتی ارائه شود. در هر صورت واحدهای اقامتی، به نگهداری مدارک هویتی مهمانان تور، مجاز نیستند

ماده ۱۱. واحد اقامتی در خصوص جا ماندن، تاخیر و یا لغو برنامه حرکت وسیله سفر مهمانان، هیچ‌گونه مسئولیتی نداشته و در صورت عدم مراجعه مهمانان در روز مقرر، مشمول شرایط ابطال رزرو خواهند بود.

قانون اقامت در شرایط بحرانی در هتل ها

ماده ۱۲. چنانچه به علل خاصی، رخداد بلایای طبیعی، دلایل امنیتی و حوادثی که خارج از کنترل و اراده دو طرف باشد، رزرو انجام شده لغو شود، وجوه دریافتی باید عیناً مسترد شود.

ماده ۱۳. چنانچه پس از واریز مبلغ رزرو و دریافت برگ تاییدیه، واحد اقامتی به دلیلی غیر از موارد ماده ۱۲ نتواند نسبت به ارائه‌ مکان بر اساس تاییدیه صادره اقدام کند، مدیر واحد موظف است با موافقت مهمان، نسبت به تامین واحد اقامتی دیگری با شرایط و قیمت مشابه برای مهمان، اقدام کرده و در غیر این صورت، ضمن استرداد کل وجه دریافتی، باید جریمه‌ای معادل ۱۰۰ درصد هزینه یک شب اقامت به ازاء هر اتاق را به مهمان پرداخت کند.

ماده ۱۴. مهمانانی که به هر دلیل از انجام سفر منصرف و یا تمایل به تغییر رزرو دارند، باید مراتب را کتبی به واحد اقامتی اطلاع داده و تاییدیه واحد را دریافت کنند. تغییر تاریخ در صورت امکان و خالی بودن اتاق، تا ۱۵ روز قبل از ورود بدون هزینه خواهد بود. در غیر این صورت ابطال رزرو قبلی و انجام رزرو در تاریخ جدید، هر دو تابع مقررات مندرج در بندهای مرتبط همین شیوه‌نامه است.
ماده ۱۵. در صورت رزرو در قالب تور دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی، مقررات رزرو گروهی اعمال خواهد شد.
ماده ۱۶. خسارات وارده به اموال و اثاثیه واحد اقامتی به عهده مهمان است، مگر اینکه دفتر خدمات سیاحتی و جهانگردی، پرداخت خسارات مزبور را تعهد کند.

شرایط اختصاصی رزروهای انفرادی در هتل ها

ماده ۱۷. اقامت مهمانان در واحد اقامتی مطابق تاریخ مندرج در تاییدیه رزرو بوده و تمدید اقامت منوط به موافقت واحد اقامتی است.

اقامت های نصف و نیمه

ماده ۱۸. ورود مهمان تا قبل از ساعت ۶ صبح، یک شب اقامت کامل و پس از آن حداکثر تا ۵۰ درصد هزینه کامل اقامت یک شب، محاسبه خواهد شد. همچنین در صورت درخواست مهمان برای افزایش زمان اقامت تا ساعت ۱۸ حداکثر تا ۵۰ درصد و پس از آن هزینه کامل یک شب اقامت از مهمان دریافت می‌شود.

تبصره: در صورت توافق طرفین و به منظور رعایت اصول مشتری‌مداری، حذف و یا تعدیل هزینه‌های مندرج در این ماده امکان‌پذیر است.

ماده ۱۹. حداقل مبلغ پیش پرداخت برای رزروهای انفرادی، هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق است.

ماده ۲۰. چنانچه مهمان در زمان مقرر به واحد اقامتی مراجعه نکرد و یا تا موعد مقرر به صورت مکتوب علت عدم حضور خود را به واحد اقامتی اعلام نکرد، مکان ذخیره شده فقط به مدت یک شب خالی نگه داشته شده و تاییدیه ذخیره جا از روز بعد باطل می‌شود. در این حالت، خسارت وارده بر اساس هزینه یک شب اقامت به ازاء هر اتاق محاسبه و از مبلغ پیش پرداخت کسر خواهد شد، به جز موارد خاصی که مشمول توافق قبلی طرفین باشد.

شرایط اختصاصی رزروهای گروهی از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی در هتل ها

ماده ۲۱. دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی باید در برگه درخواست رزرو ارسالی به واحد اقامتی، تاریخ دقیق ورود و خروج، تعداد مهمانان، اسامی و مشخصات کامل آن ها، تعداد و نوع اتاق‌ها، نوع پذیرایی و هزینه‌های قابل پرداخت توسط رزرو کننده را به تفکیک معلوم و مشخص کنند.

ماده ۲۲. معرفی تمام مهمانان به واحد اقامتی باید با معرفی‌نامه مُهر شده و امضاء دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی (اصل و یا نمابر) باشد.
ماده ۲۳. در صورت تقاضای اتاق بیشتر از حد توافق ‌شده از سوی دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی، باید هماهنگی‌های لازم به صورت کتبی و اخذ تاییدیه با واحد اقامتی به عمل آمده، درغیر این صورت واحد اقامتی مسئولیتی در این زمینه نخواهد داشت.
ماده ۲۴. دفتر خدمات سیاحتی و جهانگردی به منظور انجام هماهنگی‌های اقامت و ارائه‌ی خدمات برای گروه‌های بیش از ۱۰ نفر، باید راهنما و یا نماینده‌ای را کتبا به واحد اقامتی معرفی کند.

ماده ۲۵. در صورت عدم انجام هماهنگی‌های قبلی، واحدهای اقامتی هیچ‌ گونه تعهدی نسبت به همجواری اتاق‌های رزرو شده، قرارگیری در یک طبقه، رنگ و شکل خاص و طبقه اتاق ندارند. شماره اتاق هنگام ورود مهمان به واحد اقامتی، تعیین می‌شود.
ماده ۲۶. مبلغ پیش پرداخت و شرایط پرداخت برای رزروهای تورهای مسافرتی که از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی صورت می‌پذیرد، مطابق توافق مکتوب طرفین مشخص خواهد شد. در غیر این‌ صورت دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی باید ۵۰% هزینه اقامت یک شب به ازاء تعداد اتاق‌های درخواستی را در هنگام رزرو و الباقی هزینه اقامت یک شب به ازاء تعداد اتاق‌های درخواستی را ۴۸ ساعت قبل از ورود مهمانان پرداخت کنند. بدیهی است عدم پرداخت مبلغ قرارداد و تسویه حساب به منزله‌ی انصراف از رزرو محسوب شده و واحدهای اقامتی مجاز هستند برابر شرایط ابطال رزرو، اقدام کنند.

شرایط ابطال رزرو در واحدهای اقامتی

ماده ۲۷. چنانچه اتاق‌های واحد اقامتی در قالب تور مسافرتی و از طریق دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی رزرو شده باشد، هزینه ابطال آن، مشروط به توافق مکتوب طرفین و ثبت در برگه تاییدیه و یا قرارداد منعقده، مشمول مفاد این شیوه‌نامه نیست.
ماده ۲۸. در صورت عدم توافق مکتوب قبلی، چنانچه پس از واریز مبلغ رزرو و دریافت برگ تایید، به هر دلیل رزرو توسط متقاضی لغو شود، میزان خسارتی که باید پرداخت شود (از مبلغ پیش‌ پرداخت کسر شود) به شرح زیر محاسبه خواهد شد؛

الف) اگر متقاضی تا ۲۰ روز قبل از زمان رزرو شده برای استفاده، نسبت به لغو آن اقدام کند، هیچ گونه جریمه‌ای تعلق نخواهد گرفت.

ب) از ۲۰ روز تا ۱۱ روز قبل از ورود مهمان به واحد اقامتی، مبلغ ۲۰ درصد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق

ج) از ۱۰ روز تا شش روز قبل از ورود مهمان به واحد اقامتی، مبلغ ۳۰ درصد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق

د) از پنج روز تا ۴۸ ساعت قبل از ورود مهمان به واحد اقامتی، مبلغ ۵۰ درصد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق

ه) از ۴۸ ساعت قبل تا زمان ورود مهمان، مبلغ ۷۰ درصد هزینه اقامت یک شب به ازاء هر اتاق،

تبصره ۱: چنانچه مهمان پس از رزرو و اقامت در هتلی، بنا به هر دلیلی از ادامه اقامت در هتل منصرف شد، هزینه یک شب اقامت به ازاء هر اتاق محاسبه و از مبلغ پیش‌پرداخت کسر خواهد شد، به جز موارد خاص با توافق طرفین.

تبصره ۲: کاهش تعداد اتاق‌های رزرو شده توسط دفاتر خدمات سیاحتی و جهانگردی تا ۴۸ ساعت قبل از ورود و تا سقف قابل قبول مشمول جریمه نیست.

سایر مقررات رزرو هتل ها

ماده ۲۹. در سایر موارد خاص که شرح آن در این شیوه‌نامه گنجانده نشده است، نظر کارشناسی سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری اعمال خواهد شد. در صورت اعتراض هر یک از طرفین، موضوع در کمیته‌ای متشکل از نمایندگان تشکل‌های حرفه ای مرتبط و اداره کل میراث فرهنگی، صنایع‌دستی و گردشگری استان بررسی و ابلاغ رأی خواهد شد.

ماده ۳۰. از تاریخ ابلاغ این شیوه‌نامه، کلیه بخشنامه‌ها و ضوابط قبلی در این خصوص، ملغی اعلام می شود.

سازمان میراث فرهنگی، صنایع دستی و گردشگری، این شیوه نامه اجرایی را ۲۰ خردادماه سال گذشته به تمام استان ها و از آن طریق به هتل ها ابلاغ کرده که براساس ماده ۳۰ این شیوه نامه از آن تاریخ، قابل اجرا است.